Odbieranie zgłoszeń poza godzinami pracy

Rozmowa zaczyna się od tego, w czym rzecz, a nie od pytania „kto mówi" — dzwoniący jest rozpoznawany po numerze i zestawiany ze swoją sprawą.

Dla kogo

Firmy, do których klient dzwoni wtedy, gdy ma problem, czyli rzadko w godzinach pracy biura.

Jak to wygląda

• Kontakt przychodzący — telefon, SMS, poczta — trafia do jednego miejsca, w którym widać całą historię rozmów z jedną osobą.
• Z rozmowy powstaje zgłoszenie z terminem i jawnym stanem: przyjęte, czekamy na dokumenty, przekazane dalej, zamknięte.
• Sprawa, której nie rozwiązujemy od ręki, jest przekazywana imiennie osobie, która ją rozwiąże, razem z kompletem ustalonych faktów.

Wiadomości reklamowe odfiltrowujemy, żeby nie mieszały się ze sprawami klientów. Załączniki przysyłane przez klienta lądują przy jego sprawie, a nie we wspólnym worku.

Czego potrzebujemy od klienta

Numer, na który dzwonią klienci, zakres spraw do przyjmowania i wskazanie osób, do których trafiają sprawy przekazywane dalej.

Czego ta usługa NIE obejmuje

Nie udzielamy w imieniu firmy porad merytorycznych wykraczających poza ustalony zakres i nie podejmujemy decyzji handlowych. Odbieramy, ustalamy fakty i pilnujemy terminu.

Zobacz też

• Przeniesienie danych z arkuszy do systemu